Tehnica Pomodoro – creșterea productivității prin managementul eficient al timpului

Felul în care îți gestionezi timpul, dar și capacitatea de a te concentra cu rigurozitate asupra unei sarcini sunt elemente care vor crește productivitatea și calitatea muncii. De cele mai multe ori, cheia spre succes nu este motivația de moment, ci consecvența. Pe acest principiu se bazează obținerea oricărui progres, de la cel fizic până la cel intelectual.

Dacă intenționezi să te dezvolți profesional și ești în căutarea unor modalități de a-ți gestiona mai bine timpul, tehnica Pomodoro îți va fi de mare ajutor. Află din acest articol ce este tehnica Pomodoro, ce beneficii aduce utilizarea acestei metode de gestionare a timpului și cum poți aplica tehnica Pomodoro la locul de muncă pentru a-ți spori productivitatea.

• Ce este tehnica Pomodoro?
• Ce beneficii aduce metoda Pomodoro?
• Cum se aplică Pomodoro ca tehnică în mediul profesional?
• Exemple de aplicare a tehnicii Pomodoro în diferite domenii de muncă

Ce este tehnica Pomodoro?

Tehnica Pomodoro este o metodă de gestionare a timpului, care constă în împărțirea duratei de lucru în intervale scurte de 25 de minute, urmate de 5 minute de pauză.

Această tehnică a fost dezvoltată la începutul anilor '90 de Francesco Cirillo, un student italian care, în încercarea de a-și spori productivitatea în timpul studiului, utiliza un ceas de bucătărie sub forma unei roșii (pomodoro, în italiană) pentru a-și monitoriza timpul dedicat studiului. Acesta a descoperit că intervalele scurte de concentrare intensă de 25 de minute, urmate de 5 minute de pauză, s-au dovedit a fi extrem de eficiente pentru a-și duce scopul la îndeplinire.

Practic, această modalitate de gestionare a timpului încurajează delimitarea clară a perioadelor de concentrare și a celor de pauză. De regulă, un astfel de ciclu cuprinde 4 sesiuni de studiu sau muncă, formate din 25 de minute de concentrare și 5 minute de pauză. După încheierea acestui ciclu de 4 sesiuni, urmează o pauză mai lungă, de 20-30 de minute.

Pentru ca această tehnică să dea roade, este esențial ca timpul de lucru să nu fie întrerupt de niciun factor perturbator, indiferent dacă e vorba de verificarea notificărilor sau o convorbire telefonică. Pe același principiu, cele 5 minute de pauză, care trebuie respectate cu rigurozitate, pot fi alocate oricărei activități care te relaxează - o gustare, puțin timp petrecut pe rețelele de socializare sau orice altceva te ajută să-ți reîncarci bateriile.

👉 Află noile tendințe ale pieței de beneficii extrasalariale din România și vezi care sunt beneficiile preferate de angajați, din studiul gratuit Edenred Benefit.

Ce beneficii aduce metoda Pomodoro?

În cele mai multe situații, procrastinarea este rezultatul fricii de eșec, al lipsei de motivație sau de claritate cu privire la sarcinile de îndeplinit, al volumului mare de muncă și al absenței unui sistem clar de organizare și prioritizare a taskurilor. La polul opus, ceea ce propune tehnica Pomodoro - gestionarea eficientă a timpului și împărțirea obiectivelor mari în sarcini accesibile, mai ușor de realizat - ar trebui să aibă chiar efectul invers.

Astfel, metoda Pomodoro aduce o serie de beneficii importante:

• Crește productivitatea - alternarea sesiunilor de lucru scurte cu pauzele și concentrarea pe o singură sarcină în timpul de 25 de minute alocat ajută la menținerea concentrării și la evitarea procrastinării;
• Previne epuizarea - pauzele regulate permit creierului să se odihnească, contribuind la menținerea energiei și a motivației pe parcursul zilei;
• Îmbunătățește concentrarea - fiecare sesiune de 25 de minute este dedicată unei singure activități, iar eliminarea oricărui factor disturbator este esențială pentru a nu întrerupe respectiva sesiune. Exersarea acestei tehnici, prin menținerea focusului în mod exclusiv pe activitatea desfășurată, îmbunătățește capacitatea de concentrare;
• Ajută la o mai bună gestionare a timpului - tehnica Pomodoro implică o planificare riguroasă a sarcinilor și împarte cu exactitate timpul de lucru și cel destinat relaxării. În acest fel, gestionarea timpului poate fi făcută cu mult mai multă precizie.
• Reduce anxietatea legată de muncă - spargerea unei sarcini complexe în mai multe bucăți, care să fie preluate și soluționate pe rând, poate reduce sentimentul de copleșire și anxietatea creată pe fondul fricii de eșec;
• Susține autodisciplina și obiceiurile sănătoase - respectarea strictă a intervalelor de muncă și pauză dezvoltă autodisciplina. În plus, fiecare Pomodoro sau sesiune de 25 de minute finalizată oferă un sentiment de realizare și o dovadă clară asupra progresului înregistrat, constituind o motivație suplimentară.

👉 Accentul care cade pe gestionarea eficientă a timpului în interiorul organizației este strâns legat de cultura organizațională a firmei. Află totul despre cultura organizationala: definitie, tipuri si importanta.

Cum se aplică Pomodoro ca tehnică în mediul profesional?

Tehnica Pomodoro are avantajul de a se aplica în cele mai multe dintre domeniile de activitate, indiferent dacă te afli pe o poziție de conducere și lucrezi cu proiecte complexe sau ocupi o poziție de execuție și primești sarcini punctuale de la managerul tău.

Această tehnică mizează pe împărțirea sarcinilor complexe în obiective mai mici, pe care să încerci să le soluționezi într-unul sau mai multe intervale de 25 de minute. Important este ca în cele 25 de minute de activitate să nu te lași distras sub nicio formă, iar la finalul sesiunii, să iei de fiecare dată pauza de 5 minute.

Dacă, pe de altă parte, sarcinile tale nu sunt într-atât de complexe încât rezolvarea lor să necesite întregul timp alocat în cadrul tehnicii Pomodoro, recomandarea este să le grupezi în așa fel încât să duci la îndeplinire un ciclu complet de 25 de minute cu 5 minute pauză.

Ideea principală a acestei tehnici este de a-ți stimula atenția și puterea de concentrare pe o singură activitate odată și de a te ajuta să eviți procrastinarea, pauzele haotice sau rezolvarea mai multor taskuri în același timp.

👉 Află care este diferența dintre coaching si mentorat - ce beneficii aduc pentru companie si angajati. Descoperă cum pot ajuta cele două programe angajații să se simtă cât mai bine în companie și să se dezvolte profesional și personal!

Pentru a utiliza metoda Pomodoro în activitatea ta, este important să te organizezi în prealabil, ținând cont de următorii pași:

Stabilirea clară a obiectivelor și prioritizarea acestora

Înainte de a începe să lucrezi utilizând tehnica Pomodoro, notează-ți toate sarcinile pe care le ai de dus la bun sfârșit în ziua respectivă. Împarte sarcinile complexe în activități punctuale și estimează durata de timp potrivită pentru rezolvarea fiecărui task.

De pildă, dacă obiectivul tău este să organizezi un eveniment, sarcinile care decurg din acesta ar fi: contactarea participanților pentru a-i invita și pentru a confirma prezența, stabilirea și rezervarea spațiului, amenajarea sălii, crearea unui program detaliat pentru eveniment, contactarea furnizorilor pentru logistică (echipament tehnic, catering, decor), promovarea evenimentului, pregătirea materialelor necesare și așa mai departe.

Setează cronometrul pentru 25 de minute

Dacă unele sarcini pot fi rezolvate într-o singură sesiune de 25 de minute, altele pot necesita 2 sau mai multe astfel de sesiuni. Totuși, pentru ca această tehnică să dea roade, important este ca intervalele de timp de 25 de minute, dar și pauzele să fie respectate cu seriozitate.

Elimină orice fel de tentație care ar putea să te distragă: oprește notificările de pe telefon sau pune device-ul pe silențios, închide folderele sau tab-urile din browser care se referă la alte sarcini decât cea pe care o ai în focus în prezent. 

În cazul în care, la finalul unei sesiuni de 25 de minute nu ți-ai finalizat taskul, ia pauza de 5 minute după cum ai planificat și întoarce-te la sarcină când pauza se încheie.

Ia pauzele conform planificării

Deși sesiunea de lucru de 25 de minute pare a fi cea mai importantă parte a tehnicii, pauzele nu trebuie ignorate. Acestea sunt menite să prevină epuizarea și să crească productivitatea. Marchează fiecare sesiune de activitate încheiată desenând o roșie în agendă. Atunci când ai adunat 4 roșii, este momentul să iei o pauză mai lungă, de 20-30 de minute, în funcție de necesitate.

Repetă tehnica și ajustează la nevoie

În timp, după ce ai experimentat câteva astfel de sesiuni, va deveni din ce în ce mai ușor să aproximezi durata de timp necesară pentru îndeplinirea unui task. Vei putea să grupezi cu mai mare ușurință activitățile care necesită un timp scăzut și să aloci una sau mai multe sesiuni Pomodoro sarcinilor care trebuie soluționate într-o unitate mai mare de timp.

Repetată îndeajuns, tehnica Pomodoro poate schimba felul în care abordezi rezolvarea sarcinilor, ajutându-te să rămâi concentrat în ciuda distragerilor, să lucrezi organizat fără a te suprasolicita.

👉 În cazul în care simți că ai progresat și consideri că trebuie să fii recompensat diferit pentru munca depusă, află totul despre marirea de salariu: tehnici si strategii de negociere.

Exemple de aplicare a tehnicii Pomodoro în diferite domenii de muncă

Tehnica Pomodoro nu este aplicabilă unui domeniu de muncă specific, ci, mai degrabă, felului în care un angajat își structurează sarcinile și își gestionează timpul, indiferent de activitatea pe care o prestează.

Spre exemplu, metoda Pomodoro poate fi utilizată în următoarele domenii, fără a se limita la acestea:

• Marketing și creare de conținut - specialiștii în marketing și creatorii de conținut pot utiliza tehnica Pomodoro pentru a redacta articole, pentru a crea materiale de campanie sau pentru a realiza postări pe rețelele de socializare, împărțind sarcinile în sesiuni de documentare, brainstorming și sesiuni de scriere. Dacă sesiunile de lucru scurte favorizează concentrarea, pauzele sunt binevenite pentru a oferi claritate;
• Domeniul financiar și contabil - profesioniștii din domeniul financiar-contabil, care se confruntă cu activități repetitive și deadline-uri strânse, pot utiliza această tehnică pentru procesarea volumului mare de documente în calupuri mai mici, cu pauze regulate pentru menținerea atenției la detalii;
• Management - managerii de proiect, de pildă, care trebuie să jongleze cu sarcini multiple, pot aplica tehnica Pomodoro pentru planificarea agendei, pregătirea rapoartelor, delegarea sarcinilor, monitorizarea progresului;
• Educație și cercetare - profesorii pot utiliza această metodă de gestionare a timpului pentru a-și planifica activitatea sau pentru a verifica lucrările studenților. Cercetătorii pot folosi sesiuni Pomodoro pentru a analiza date complexe, pentru a interpreta rezultate sau pentru a întocmi rapoarte;
• Domeniul IT - programatorii pot lucra intens la rezolvarea bugurilor, scrierea de cod sau implementarea unor noi funcționalități în sesiuni de 25 de minute, urmate de pauze de 5 minute pentru a evita epuizarea.

👉 Dacă ești în căutarea unor modalități de a-ți menține angajații motivați și de a-i recompensa, consultă Edenred Benefit, soluția all-in-one pentru beneficii extrasalariale.

Tehnica Pomodoro reprezintă o strategie utilă pentru îmbunătățirea productivității și a gestionării timpului, având aplicabilitate în diverse domenii profesionale. Prin împărțirea sarcinilor complexe în segmente mai mici și utilizarea pauzelor pentru reîncărcare, această metodă îmbunătățește concentrarea și previne epuizarea.

Sursă foto: Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock