Multitasking într-o lume corporate: ghid practic

Multitasking-ul este o realitate zilnică în mediul corporate modern, iar atunci când este gestionat corect, poate deveni un aliat pentru eficiență. Provocarea nu este să faci „totul deodată”, ci să găsești metodele prin care să lucrezi mai organizat, cu mai puțin stres și rezultate mai bune.

Important:

• Tehnici eficiente precum time-blocking, task batching și prioritizarea cu matricea Eisenhower ajută la un multitasking inteligent.
• Feedbackul și gestionarea stresului sunt esențiale pentru echipele care lucrează sub presiune constantă.
• Cardurile de masă Edenred sprijină productivitatea și simplifică procesele interne pentru companii.

Descoperă în continuare câteva sfaturi practice pentru un multitasking inteligent și cum poți să îți menții echipa motivată chiar și în perioade aglomerate.

Ce este multitasking-ul?

Mituri despre multitasking

Multitasking-ul în lumea corporate

Susține productivitatea angajaților cu ajutorul cardului de masă Edenred

Sfaturi practice pentru un multitasking inteligent

Întrebări frecvente despre multitasking

Ce este multitasking-ul?

Multitasking-ul se referă la capacitatea de a gestiona mai multe sarcini simultan. Totuși, în realitate, creierul uman nu poate procesa două activități complexe în același timp fără a pierde din eficiență. Așa că, practic, ceea ce numim „multitasking” este, în realitate, comutarea rapidă între sarcini.

Mituri despre multitasking

În mediul corporate circulă multe mituri legate de multitasking. Este important să le cunoaștem pentru a evita capcanele care ne afectează performanța și satisfacția profesională.

Mit 1: Multitasking-ul crește productivitatea

Realitate: Comutarea frecventă între sarcini reduce concentrarea și crește timpul necesar finalizării fiecărei activități. În loc să lucrăm mai repede, riscăm să facem mai multe greșeli.

Mit 2: Poți gestiona mai multe proiecte complexe simultan fără stres

Realitate: Creierul nostru are limite. Gestionarea mai multor proiecte complexe în același timp duce la suprasolicitare, burnout și scăderea calității livrabilelor.

Mit 3: Multitasking-ul te face indispensabil la birou

Realitate: Încrederea și recunoașterea profesională vin din rezultate clare și bine realizate, nu din impresia că poți face „totul simultan”.

Mit 4: Emailurile și notificările pot fi integrate fără impact asupra altor sarcini

Realitate: Întreruperile constante afectează concentrarea și productivitatea. Prea multe distrageri duc la rezultate mai slabe și frustrare.

👉Multitasking-ul continuu poate duce rapid la suprasolicitare, scăderea calității muncii și, în cele din urmă, la stres în rândul echipei. Ca manager, este esențial să recunoști aceste semne și să intervii la timp pentru a menține un mediu sănătos și echilibrat. Află cum să gestionezi stresul la locul de muncă pentru a avea o echipă sănătoasă și productivă.

Multitasking-ul în lumea corporate

În lumea corporate, multitasking-ul se traduce prin exemple concrete: răspuns la emailuri în timp ce participi la o întâlnire, pregătirea unui raport în paralel cu urmărirea unor KPI-uri sau gestionarea mai multor proiecte cu termene strânse.

În astfel de perioade aglomerate este ușor să cazi în capcana de a face „totul imediat”, dar fără respectarea procedurilor și fără calitate, rezultatul final poate fi compromis. Așadar, când ne referim la lumea corporate, multitasking-ul este despre a livra rapid și corect, respectând termene, reguli interne și așteptările stakeholderilor. Practic, angajații trebuie să combine eficiența cu acuratețea, iar fiecare decizie influențează rezultatele echipei și ale organizației.

Aici, echilibrul între eficiență, compliance și satisfacția stakeholderilor este esențial. Este ușor să cazi în capcana de a face „totul imediat”, dar fără respectarea procedurilor și fără calitate, rezultatul final poate fi compromis.

Cum eviți să compromiți rezultatul? Prin multitasking inteligent.

Susține productivitatea angajaților cu ajutorul cardului de masă Edenred

Într-un mediu corporate suprasolicitant, fiecare minut contează, iar productivitatea angajaților depinde nu doar de abilitățile lor, ci și de modul în care sunt sprijiniți în activitățile zilnice. Aici intervine cardul de masă Edenred, care nu doar că sprijină angajații să fie mai eficienți, dar aduce și beneficii concrete pentru companie.

Cardul de masă Edenred = un plus de motivare pentru angajați

Cardul de masă Edenred este mai mult decât un simplu instrument de plată. Prin utilizarea lui, angajații se simt recompensați și apreciați, ceea ce le crește satisfacția și motivația.  În plus, cu cardurile de masă Edenred, le oferi angajaților tăi acces la cea mai extinsă rețea de comercianți parteneri, cu acoperire națională 100% în supermarketuri, restaurante, pizzerii, cofetării și multe altele.

Rezultatul? E clar: o productivitate mai mare și un focus sporit pe sarcinile importante.

Beneficii pentru companie

Daca alegi cardul de tichete Edenred eficientizezi procesele interne cu ajutorul platformei Edenred Benefit:

• Cardurile se reîncarcă instant, iar distribuția lor este rapidă și fără birocrație, economisind timp prețios pentru departamentul de HR.
• Semnarea contractelor se poate face online, prin DocuSign și beneficiezi și de suport online 24/7 prin chatbot-ul Felicia, lucru care simplifică întregul proces administrativ.

În plus, poți aduce și economii substanțiale companiei pentru că plătești mai puțin decât ai fi plătit în cazul în care ai fi ales să acorzi aceeași sumă cash angajaților. Cu alte cuvinte, dacă alegi să oferi echipei tichete de masă, ești scutit de la plata contribuțiilor sociale (CAS, CASS și CAM). În plus, ai 100% deductibilitate de la plata impozitului pe profit.

👉Folosește calculatorul de economii și vezi cât economisești lunar și anual dacă alegi cardurile de masă Edenred! Apoi, dacă ești convins, completează formularul și te contactăm în cel mai scurt timp!

Sfaturi practice pentru un multitasking inteligent

Multitasking-ul inteligent presupune să prioritizezi sarcinile critice, să reduci riscul de erori și să menții relații bune cu stakeholderii interni, astfel încât toți să fie mulțumiți de livrabile. Iată câteva tehnici și metode concrete:

1. Time-blocking

Time-blocking este o tehnică prin care rezervi în calendar intervale dedicate pentru fiecare tip de activitate importantă, fără întreruperi. În loc să lucrezi pe termen lung „la toate simultan”, aloci perioade clar delimitate pentru sarcini specifice.

Cum funcționează:

• Identifică cele mai importante activități ale zilei sau săptămânii.
• Stabilește blocuri de timp dedicate fiecărei activități (ex.: 9:00–10:30 pentru raportul săptămânal, 11:00–12:00 pentru întâlniri cu echipa).
• Blochează aceste intervale în calendar și tratează-le ca pe angajamente ferme – fără emailuri, apeluri sau multitasking.

Beneficii:

• Crește concentrarea și calitatea muncii, pentru că atenția nu este fragmentată.
• Reduce timpul pierdut cu comutarea între sarcini, care poate consuma până la 40% din productivitate.
• Ajută la respectarea termenelor și la menținerea echilibrului între sarcini urgente și importante.

Sfaturi practice:

• Folosește culori diferite în calendar pentru tipuri diferite de activități, ca să ai o vizualizare rapidă a priorităților.
• Include pauze scurte între intervalele de timp selectate pentru a preveni suprasolicitarea.
• Ajustează activitățile în funcție de ritmul tău natural de concentrare – de exemplu, dimineața pentru sarcini creative, după-amiaza pentru sarcini administrative.

👉Când angajații sar constant între sarcini și se confruntă cu presiunea livrabilelor corecte și la timp, feedbackul devine un instrument esențial. Le arată ce fac bine, unde apar erorile și cum își pot ajusta stilul de lucru pentru a evita efectele negative ale multitasking-ului. Descoperă cum poți oferi feedback care clarifică, motivează și crește performanța.

2. Task batching

Task batching este tehnica de a grupa activități similare și de a le realiza într-un singur interval de timp, în loc să le faci sporadic pe parcursul zilei. Scopul este să reduci comutarea între tipuri diferite de sarcini, care consumă energie și timp.

Cum funcționează:

• Identifică activitățile repetitive sau asemănătoare (ex.: răspuns la emailuri, apeluri telefonice, actualizări rapoarte, verificări de documente).
• Alocă un interval de timp dedicat pentru a le finaliza pe toate deodată.
• Evită întreruperile în acest interval – telefonul pe silent, notificările oprite.

Beneficii:

• Crește productivitatea și viteza de lucru, deoarece creierul nu trebuie să facă tranziții frecvente între sarcini diferite.
• Reduce stresul și frustrarea asociate cu multitasking-ul constant.
• Îmbunătățește calitatea muncii, pentru că atenția este concentrată pe un singur tip de activitate.

Sfaturi practice:

• Grupează sarcinile pe categorii clare, de exemplu: comunicare, documente, analiză, creativitate.
• Alege intervale potrivite în funcție de nivelul tău de energie: dimineața pentru sarcini care necesită concentrare, după-amiaza pentru taskuri administrative.
• Combină task batching cu time-blocking pentru un control maxim asupra zilei și a productivității.

Task batching transformă multitasking-ul aparent haotic într-o strategie structurată și eficientă, reducând oboseala mentală și crescând șansele de a livra rezultate de calitate în mediul corporate.

3. Prioritizare clară

Prioritizarea clară în multitasking nu înseamnă doar să faci ce apare primul pe listă, ci să identifici sarcinile care aduc cea mai mare valoare și să le tratezi ca pe priorități absolute. În mediul corporate, nu toate activitățile au același impact asupra rezultatelor, așa că este esențial să știi unde să concentrezi energia.

Cum funcționează:

• Analizează sarcinile din lista ta și clasifică-le în funcție de impact și urgență.
• Folosește metode precum matricea Eisenhower de mai jos

Este important?

Urgent

Nu este urgent

Important

Fă imediat

Programează pentru mai târziu

Nu este important

Delegă dacă poți

Elimină, deleagă sau amână

Beneficii:

• Crește eficiența prin concentrarea pe sarcinile care aduc rezultate concrete.
• Reduce stresul și riscul de suprasolicitare, deoarece te concentrezi doar pe ce contează cu adevărat.
• Ajută la respectarea termenelor și la livrarea de calitate către stakeholderii interni.

Sfaturi practice:

• Revizuiește lista de sarcini la începutul zilei sau săptămânii pentru a ajusta prioritățile.
• Combină prioritizarea cu time-blocking și task batching pentru a crea un flux de lucru optimizat.
• Comunică prioritățile echipei sau managerului pentru a evita confuziile și suprapunerea activităților.

👉Dacă și tu, ca manager, te confrunți zilnic cu multitasking, decizii rapide și provocări care îți consumă timpul, intră în BIZTRO Club și bucură-te de sprijinul de care ai nevoie. Aici vei descoperi soluții clare și aplicate, create de specialiști din diverse domenii, de la financiar la marketing. Practic, găsești exact resursele pe care orice manager și le dorește la îndemână atunci când gestionarea echipelor și a businessului devin copleșitoare.

Întrebări frecvente despre multitasking

Mai jos găsești răspunsuri la cele mai frecvente întrebări despre multitasking, productivitate și organizarea inteligentă a muncii.

Multitasking-ul crește sau scade productivitatea?

De cele mai multe ori, o scade. Comutarea între sarcini poate reduce productivitatea și poate crește riscul de erori, mai ales în rândul multitaskers care gestionează sarcini complexe.

De ce cred mulți angajați că multitasking-ul îi face mai eficienți?

Pentru că lasă impresia că avansezi pe mai multe planuri în același timp. În realitate, acest stil de lucru poate crea supraîncărcare mentală și rezultate inconsistente.

Există situații în care multitasking-ul funcționează?

Da, dar doar în cazul combinațiilor între o sarcină automată (de rutină) și una creativă sau analitică. De exemplu, ascultarea unui podcast în timp ce actualizezi date repetitive.

Cum pot multitaskers să reducă stresul cauzat de sarcini multiple?

Prin organizare inteligentă: time-blocking, task batching, prioritizare și limitarea întreruperilor. Acestea reduc presiunea și fac programul mai flexibil

Cum pot managerii să sprijine echipele care fac multitasking?

Prin setarea de priorități clare, comunicare constantă, instrumente moderne de organizare și prin eliminarea sarcinilor inutile care consumă timp și energie.

Sursă foto: Freepik