Ce se întâmplă cu beneficiile extrasalariale în perioadele de absență ale angajaților

 Ce trebuie să știi acum despre acordarea beneficiilor extrasalariale:

• Tichetele de masă se acordă doar pentru zilele lucrate efectiv.
• Alte beneficii extrasalariale pot avea reguli diferite. Tichetele culturale, cardurile de vacanță și tichetele cadou nu sunt întotdeauna legate de numărul de zile lucrate, ci pot depinde de existența unui contract activ, de evenimente specifice sau de politica internă a companiei.
• O politică internă clară ajută la evitarea erorilor și a situațiilor neclare. Stabilirea unor reguli transparente permite aplicarea consecventă a beneficiilor și oferă angajaților mai multă predictibilitate.
• Soluțiile digitale pot simplifica gestionarea beneficiilor extrasalariale. Platforma Edenred Benefit ajută companiile să centralizeze beneficiile și să reducă timpul alocat proceselor administrative.

De ce sunt importante regulile clare privind beneficiile în perioadele de absență?

Regulile clare privind beneficiile extrasalariale în perioadele de absență sunt importante pentru că ajută angajatorii să aplice corect aceleași criterii pentru toți angajații și să evite erorile de acordare sau calcul. Atunci când o companie stabilește din timp cum sunt tratate beneficiile în situații precum concediul medical, concediul fără plată sau suspendarea contractului, atât echipele de HR și payroll, cât și angajații au mai multă predictibilitate.

În lipsa unei politici interne bine definite, care să transforme regulile legale în proceduri ușor de aplicat, pot apărea situații în care un beneficiu este acordat incorect sau este întrerupt fără o justificare clară.

De aceea, primul pas pentru o gestionare corectă a beneficiilor extrasalariale este stabilirea unor reguli transparente: ce beneficii depind de activitatea efectiv prestată, ce situații de absență influențează acordarea lor și cum sunt comunicate aceste informații către angajați.

Se acordă tichete de masă în perioada în care un angajat este absent?

 Tichetele de masă nu se acordă pentru zilele de absență, indiferent de motiv, pentru că sunt un beneficiu legat strict de zilele efectiv lucrate.

Regula este stabilită prin Legea nr. 165/2018 cu modificările și completările ulterioare. Conform acestei legi, angajatorul acordă tichete de masă pe baza pontajului lunar închis, iar numărul de tichete nu poate depăși numărul de zile lucrate efectiv în luna respectivă.

Concediul medical, concediul fără plată, concediul de creștere a copilului și orice altă formă de suspendare a contractului individual de muncă presupun, prin definiție, că angajatul nu prestează activitate. Prin urmare, nu generează dreptul la tichete de masă pentru zilele respective.

👉 Oferă angajaților un motiv în plus să fie prezenți la muncă. Cu o valoare de până la 45 de lei pe zi lucrată, tichetele de masă pot susține bugetul zilnic al angajaților și pot deveni un factor care încurajează prezența constantă, reducând situațiile de absenteism nejustificat. Descoperă tichetele de masă Edenred și vezi ce economii poți aduce la bugetul companiei.

În practică, situația cea mai frecventă este cea a absenței parțiale: un angajat care intră în concediu medical la mijlocul lunii, de exemplu, primește tichete de masă doar pentru zilele lucrate până la începutul concediului, nu pentru întreaga lună. De aceea, calculul corect al tichetelor trebuie făcut pe baza pontajului final, nu estimat la începutul lunii.

👉 Situațiile în care angajații lipsesc de la locul de muncă pot avea cauze diferite, iar fiecare vine cu propriile reguli de aplicare. Pe lângă perioadele de concediu medical, concediu fără plată sau suspendare a contractului, există și momente speciale din viața personală a angajaților care pot influența programul de lucru și administrarea beneficiilor. Află mai multe despre ce se întâmplă cu tichetele de masă în zilele libere pentru evenimente speciale, precum căsătoria, nașterea sau decesul cuiva drag.

Se pot acorda tichete culturale dacă angajatul a avut perioade de absență?

Da. Spre deosebire de tichetele de masă, tichetele culturale nu sunt condiționate strict de numărul de zile lucrate, ci pot fi acordate lunar sau ocazional, atât timp cât angajatul are un contract de muncă activ.

Potrivit Legii nr. 165/2018, tichetele culturale sunt bilete de valoare destinate achitării unor bunuri și servicii culturale și pot fi acordate în două forme: lunar, ca parte a pachetului de beneficii, sau ocazional, cu prilejul unui eveniment cultural. 

Practic, dacă un angajat a avut o perioadă de absență în cursul unei luni, dar a revenit la muncă și are contract activ, angajatorul poate acorda componenta lunară a tichetelor culturale conform politicii interne. Spre deosebire de tichetele de masă, aici nu există o corelare legală obligatorie cu numărul exact de zile lucrate. Componenta ocazională poate fi acordată oricând contractul este activ, indiferent de absențele anterioare din acel an.

Se poate acorda card de vacanță unui angajat care a înregistrat perioade de absență?

Cardul de vacanță poate fi acordat unui angajat chiar dacă acesta a avut perioade de absență în cursul anului, atât timp cât, la momentul acordării, contractul individual de muncă este activ. Această regulă se aplică inclusiv atunci când contractul de muncă este suspendat temporar, însă nu se aplică atunci când contractul este încetat.

Pentru companiile private, decizia de a acorda card de vacanță aparține integral angajatorului: nu există o obligație legală de acordare. 

Spre deosebire de tichetele de masă, cardul de vacanță nu este legat de un calcul pe zile lucrate, ci de existența raportului de muncă la data acordării. Astfel, un angajat aflat, de exemplu, în concediu de creștere a copilului sau într-o perioadă de concediu medical poate primi cardul de vacanță, dacă acesta este stabilit prin politica internă a companiei.

Pentru personalul din instituțiile publice se aplică o schemă separată, cu plafon de venit și condiții specifice, stabilită prin Legea nr. 141/2025 cu modificările și completările ulterioare, care nu are impact asupra companiilor private.

👉 Pe lângă situațiile de absență prevăzute de legislația muncii, există și perioade în care angajații pot avea nevoie de timp suplimentar pentru obiective personale sau profesionale. Astfel de situații pot ridica întrebări legate de modul în care este gestionată relația de muncă și ce impact pot avea asupra drepturilor și beneficiilor angajaților. Află mai multe despre anul sabatic, ce presupune concediul sabatic, în ce condiții poate fi acordat și ce trebuie să știe angajatorii și angajații despre această formă de absență.

Se poate acorda card cadou dacă angajatul a avut perioade de absență?

Cardul cadou (tichetele cadou) poate fi acordat unui angajat indiferent de perioadele de absență pe care le-a avut, pentru că acordarea lui este legată de un eveniment, nu de un calcul pe zile lucrate.

Potrivit legislației fiscale în vigoare, cadourile în bani sau în natură, inclusiv tichetele cadou, oferite de angajator cu ocazia unor evenimente precum Paștele, Crăciunul, sărbătorile similare ale altor culte religioase, 8 Martie (pentru angajate) sau 1 Iunie (pentru angajații cu copii minori), sunt neimpozabile în limita a 300 lei per persoană per ocazie. Peste acest plafon, suma este supusă impozitului pe venit și contribuțiilor sociale obligatorii.

Pentru că acordarea lui depinde de existența unui contract activ la data evenimentului, cardul cadou poate fi oferit și angajaților aflați în concediu medical, concediu fără plată sau concediu de creștere a copilului. Decizia finală rămâne, ca și în cazul cardului de vacanță și al tichetelor culturale, la latitudinea angajatorului, prin regulamentul intern.

Pe scurt: cum se aplică regulile pentru principalele beneficii extrasalariale?

Fiecare tip de beneficiu extrasalarial are propriile reguli de acordare în perioadele de absență. Pentru o administrare corectă, este important să faci diferența între beneficiile care depind de activitatea efectiv prestată și cele care sunt acordate în funcție de alte criterii, precum existența unui contract activ sau un anumit eveniment. De aceea, am pregătit pentru tine o sumarizare a principalelor reguli aplicabile fiecărui tip de beneficiu, pentru a putea identifica mai ușor cum sunt tratate acestea în diferite situații de absență ale angajaților.

Tabel cu modul de acordare a beneficiilor extrasalariale în funcție de tipologia lor:

Cum te ajută Edenred să gestionezi mai ușor beneficiile în perioadele de absență?

Cu Edenred poți gestiona mai ușor beneficiile extrasalariale, inclusiv în situațiile în care angajații tăi înregistrează perioade de absență. Gestionarea beneficiilor în astfel de situații poate fi dificilă, deoarece trebuie să corelezi informații despre pontaj, statutul angajaților și regulile specifice fiecărui tip de beneficiu. Atunci când aceste verificări sunt făcute manual, pot apărea mai ușor erori, întârzieri sau neclarități în procesul de administrare.

Soluția Edenred reprezintă un ecosistem complet de beneficii all-in-one: Edenred Benefit. Prin intermediul acestei platforme poți gestiona mai simplu categorii variate de beneficii, precum tichete de masă, tichete cadou, vouchere de vacanță, tichete culturale și alte beneficii flexibile, oferind angajaților tăi o experiență mai clară și mai ușor de utilizat.

Integrarea cu procesele de payroll și vizibilitatea centralizată asupra beneficiilor te ajută să aplici corect regulile stabilite pentru fiecare categorie de beneficiu și să reduci timpul alocat operațiunilor administrative. În același timp, angajații tăi beneficiază de mai multă predictibilitate și transparență, indiferent de etapa prin care trece relația lor de muncă.

👉 Gestionează toate beneficiile angajaților într-un singur loc cu Edenred Benefit. Cere o ofertă personalizată și descoperă o soluție creată pentru nevoile companiei și angajaților tăi.

Checklist: cum să gestionezi corect beneficiile extrasalariale?

1. Stabilește reguli interne clare pentru fiecare tip de beneficiu. Definește în regulamentul intern sau politica de beneficii ce se întâmplă cu fiecare categorie de beneficiu în situații precum concediul medical, concediul fără plată, concediul pentru creșterea copilului sau suspendarea contractului.
2. Diferențiază beneficiile în funcție de criteriul de acordare. Nu trata toate beneficiile extrasalariale la fel. Analizează dacă fiecare beneficiu depinde de zilele lucrate, de existența unui contract activ sau de un anumit eveniment.
3. Actualizează permanent informațiile pentru echipele de HR și payroll. Asigură-te că persoanele responsabile de administrarea beneficiilor cunosc regulile aplicabile și au acces la proceduri clare de lucru.
4. Folosește soluții digitale pentru centralizarea proceselor. Platforma Edenred Benefit poate ajuta să reduci operațiunile manuale și să ai o imagine mai clară asupra beneficiilor gestionate la nivelul companiei.
5. Comunică transparent cu angajații. Explică din timp cum sunt influențate beneficiile în diferite situații de absență, astfel încât angajații să știe la ce să se aștepte și să evite apariția unor neclarități.

Întrebări frecvente despre beneficiile extrasalariale în perioadele de absență

Poate compania să stabilească reguli proprii pentru acordarea beneficiilor în perioadele de absență?

Da. Angajatorul poate defini prin politica internă modul de acordare a anumitor beneficii, atât timp cât respectă cadrul legal aplicabil. O astfel de politică ajută la aplicarea consecventă a regulilor și la evitarea interpretărilor diferite între departamente sau angajați.

Pot fi modificate regulile privind beneficiile extrasalariale pe parcursul anului?

Da, regulile interne privind beneficiile pot fi actualizate atunci când apar schimbări legislative, organizaționale sau de strategie privind pachetul de recompense. Este important ca orice modificare să fie comunicată clar angajaților înainte de aplicare.

Cum poate o companie să reducă timpul alocat administrării beneficiilor extrasalariale?

Prin standardizarea proceselor și utilizarea unor instrumente digitale care centralizează informațiile despre beneficii. Astfel, echipele de HR pot avea acces mai rapid la date relevante și pot gestiona mai eficient modificările apărute pe parcursul relației de muncă.

Sursă foto: Shutterstock

Bibliografie:

• Legea nr. 165/2018, https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/202623, accesat la 28 iulie 2026;
• Legea nr. 141/2025, https://legislatie.just.ro/public/DetaliiDocument/300022, accesat la 28 iulie 2026;