Cum poate HR-ul să crească rata de utilizare a beneficiilor existente?

HR-ul poate crește rata de utilizare a beneficiilor existente prin comunicare recurentă, segmentarea angajaților pe nevoi reale și simplificarea accesului la opțiunile disponibile. Multe companii au deja un pachet solid de carduri de masă, carduri cadou, carduri de vacanță sau abonamente medicale. O parte dintre angajați le folosesc rar, pentru că nu știu exact ce au la dispoziție sau consideră procesul de acces complicat. Rezultatul este un buget de beneficii care nu își atinge potențialul, chiar dacă suma alocată este generoasă.

Ce trebuie să știi acum despre cum poate crește HR-ul rata de utilizare a beneficiilor:

• Valoarea beneficiului nu garantează utilizarea lui: comunicarea și accesibilitatea contează la fel de mult.
• Un audit anual arată clar ce beneficii sunt puțin folosite și de ce.
• Segmentarea pe generații ajută la alocarea corectă a bugetului de beneficii.
• O comunicare constantă, dincolo de onboarding, menține beneficiile vizibile tot anul.

Continuă să citești dacă vrei să descoperi pașii concreți pe care îi poți aplica din această lună.

Cuprins

• De ce e nevoie ca HR-ul să crească rata de utilizare a beneficiilor existente?
• Cum identifici beneficiile subutilizate din pachetul companiei?
• Cum segmentezi angajații pentru beneficii relevante?
• Cum construiești o comunicare care crește utilizarea beneficiilor?
• Cum simplifică Edenred Benefit accesul la beneficiile existente?
• Ce poți face acum pentru a crește rata de utilizare a beneficiilor?
• Întrebări frecvente despre creșterea ratei de utilizare a beneficiilor

De ce e nevoie ca HR-ul să crească rata de utilizare a beneficiilor existente?

Un beneficiu neutilizat nu are niciun efect asupra retenției, motivării sau satisfacției angajaților tăi, indiferent cât de generos este bugetul alocat. Compania plătește pentru beneficii pe care angajații nu le simt, iar astfel, investiția nu își mai atinge scopul inițial de a atrage și păstra angajații buni. Comunicarea insuficientă, accesul complicat și lipsa de relevanță pentru profilul angajatului explică cel mai des utilizarea scăzută a unui pachet altfel generos.

Studiile anuale Benefit realizate de Edenred arată constant acest tipar: bugetele alocate beneficiilor extrasalariale cresc de la an la an. Totuși, doar 1 din 5 angajați consideră că pachetul actual de beneficii îi acoperă complet nevoile. Studiul leagă această diferență, în primul rând, de nevoia unei personalizări mai mari. Iată câteva cauze frecvente ale utilizării scăzute:

• angajatul nu a fost informat clar, la angajare sau ulterior, despre toate beneficiile din pachet;
• procesul de activare sau de comandă pare complicat, mai ales când implică mai multe platforme separate;
• beneficiul nu se potrivește cu etapa de viață sau cu preferințele reale ale angajatului;
• comunicarea despre beneficii se face o singură dată, de obicei la onboarding, și se pierde din memoria angajatului.

Fiecare dintre aceste cauze are o soluție practică, pe care o găsești în secțiunile următoare.

Cum identifici beneficiile subutilizate din pachetul companiei?

Poți identifica beneficiile subutilizate printr-un audit anual, în care compari numărul de angajați eligibili cu numărul celor care folosesc efectiv fiecare beneficiu. Datele de utilizare, coroborate cu un sondaj scurt de feedback, arată unde apar blocajele.

Printr-un audit, poți urmări, pentru fiecare beneficiu din pachet:

• rata de activare: câți angajați eligibili au activat efectiv beneficiul;
• frecvența de utilizare: cât de des este folosit beneficiul, în afară de activarea inițială;
• momentul abandonului: dacă angajații încep să folosească beneficiul și se opresc după prima experiență;
• feedback direct: întrebări scurte, prin formulare interne sau discuții 1:1, despre motivele pentru care un beneficiu nu este utilizat.

👉 Dacă vrei o imagine centralizată a utilizării, fără raportare manuală în Excel, platforma Edenred Benefit oferă rapoarte detaliate despre modul în care angajații folosesc bugetul de beneficii alocat.

De reținut! Rezultatele auditului orientează deciziile de comunicare și segmentare. Orice modificare structurală a pachetului de beneficii, mai ales pe zona fiscală, merită discutată cu un consultant Edenred sau cu un specialist fiscal, pentru că situațiile diferă de la o companie la alta.

Cum segmentezi angajații pentru a le oferi beneficii relevante?

Poți segmenta angajații în funcție de generație, stil de viață și etapă profesională, pentru că nevoile de beneficii diferă semnificativ între aceste grupuri. Un pachet unic, gândit pentru angajatul mediu, ajunge rar să fie relevant pentru toată lumea.

Studiile Benefit realizat de Edenred arată diferențe clare de preferințe între generații. Generația Z cheltuie cu 10% mai mult decât generațiile anterioare pe beneficii și preferă activitățile culturale și cadourile personalizate. Generațiile Boomers și Gen X preferă, în schimb, beneficii orientate spre turism și pensii private.

Câteva criterii utile de segmentare:

• vârsta și generația: preferințele variază între angajații aflați la început de carieră și cei cu vechime mare;
• situația familială: părinții cu copii mici valorizează diferit beneficiile față de angajații fără persoane în întreținere;
• locația și tipul de muncă: angajații remote au nevoie de alte opțiuni decât cei de la birou, mai ales pe zona de masă și transport;
• nivelul de venit: angajații cu venituri mai mici pot prioritiza beneficiile cu impact financiar direct, cum ar fi cardul de masă.

👉 Când bugetul de beneficii este flexibil, prin platforma Edenred Benefit, fiecare angajat își alege singur combinația potrivită pentru profilul lui.

Segmentarea nu impune neapărat pachete separate pentru fiecare grup. Un buget flexibil, din care fiecare angajat își alege ce are sens pentru el, rezolvă aceeași nevoie, cu mai puțin efort administrativ.

Cum construiești o comunicare care crește utilizarea beneficiilor?

Poți construi o comunicare eficientă prin mesaje scurte și recurente, distribuite pe canalele pe care angajații le verifică zilnic. Adaugă exemple concrete de utilizare, alături de lista beneficiilor disponibile.

Comunicarea despre beneficii funcționează cel mai bine atunci când nu se limitează la un singur e-mail de onboarding. Câteva formate care cresc reținerea informației:

• recapitulare trimestrială, cu un rezumat scurt al beneficiilor active și al celor mai puțin folosite;
• exemple concrete de utilizare, de tipul „cum am folosit cardul de masă la Glovo" sau „cum am rezervat vacanța cu cardul de vacanță", ușor de reținut și de aplicat;
• mesaje adaptate canalului: intranet pentru detalii complete, Slack sau WhatsApp de echipă pentru reminder-uri scurte;
• momente-cheie din an: începutul anului școlar, sezonul de vacanțe sau perioada sărbătorilor sunt ocazii naturale să reamintești despre cardul cadou sau cardul de vacanță.

👉 Pentru resurse pe care le poți relua în mesajele interne despre wellbeing și beneficii, BIZTRO Club reunește recomandări ale specialiștilor din domenii diverse.

Cum simplifică Edenred Benefit accesul la beneficiile existente?

Edenred Benefit simplifică alegerea beneficiilor flexibile printr-un buget unic, pe care angajatul îl direcționează singur către categoriile potrivite, de la abonamente medicale și training, până la carduri de masă, cadou sau vacanță.

Platforma Edenred Benefit reunește alegerea beneficiilor flexibile și accesul la Benefit Club într-un singur loc, din aplicația mobilă sau din platforma web dedicată Benefit. Angajatul vede tot bugetul disponibil, alege cum îl împarte între categorii și urmărește soldul în timp real.

Ca specialist HR, obții avantajul principal pe zona de vizibilitate. Rapoartele din platformă îți arată clar spre ce categorii își direcționează angajații bugetul, fără să faci un audit manual de fiecare dată.

Angajații tăi au acces și la Benefit Club, cu cashback și vouchere de discount la o rețea extinsă de parteneri. Oferte din zona de fashion, beauty, călătorii și timp liber sunt disponibile constant.

👉 Dacă vrei să vezi cum se simplifică administrarea beneficiilor din compania ta, solicită un demo Edenred Benefit și află cum poți muta pachetul actual într-o platformă unică.

Ce poți face acum pentru a crește rata de utilizare a beneficiilor?

• Fă un audit rapid, chiar luna aceasta. Verifică ratele de activare pentru fiecare beneficiu din pachet și marchează cele sub 50% ca prioritate de comunicare.
• Segmentează lista de angajați în 3-4 grupuri simple. Vârsta, situația familială și tipul de muncă, remote sau la birou, sunt suficiente pentru un prim pas.
• Construiește un calendar de comunicare pe 12 luni. Setează 4-6 momente cheie, corelate cu sezonul, sărbătorile sau evenimente interne.
• Adaugă exemple reale în fiecare mesaj. Cere 2-3 colegi să descrie, într-o propoziție, cum au folosit un beneficiu, și folosește aceste exemple în comunicare.
• Măsoară din nou după 3 luni. Compară ratele de activare și de utilizare cu cele din auditul inițial, ca să vezi ce funcționează și ce trebuie să ajustezi.
• Simplifică accesul, dacă platformele sunt fragmentate. O singură aplicație pentru toate beneficiile reduce fricțiunea și crește rata de utilizare pe termen lung.

Întrebări frecvente despre creșterea ratei de utilizare a beneficiilor

Cât timp durează până se observă o creștere a ratei de utilizare?

De obicei, primele efecte apar în 2-3 luni de la introducerea unei comunicări recurente. Beneficiile cu proces de activare simplu, cum ar fi cardul de masă, oferă rezultate mai rapide decât cele care necesită înscrieri sau documente adiționale. Rata de adopție la nivelul întregii companii se stabilizează, de regulă, după 6-12 luni.

Ce KPI-uri urmărește HR-ul pentru rata de utilizare a beneficiilor?

Cei mai relevanți indicatori sunt rata de activare, frecvența de utilizare lunară și procentul de angajați care folosesc constant beneficiul, dincolo de prima activare. Scorul de satisfacție dintr-un sondaj scurt poate completa imaginea, mai ales pentru beneficiile mai puțin tangibile, cum ar fi abonamentele de wellbeing.

Cine ar trebui să se ocupe de comunicarea despre beneficii în companie?

Responsabilitatea principală revine echipei de HR sau specialistului de Compensation & Benefits, dar mesajele au un impact mai mare când vin și din partea managerilor direcți. Un manager care menționează beneficiile în discuțiile 1:1 sau în ședințele de echipă întărește mesajul transmis de HR.

Merită să elimini un beneficiu dacă rata de utilizare rămâne scăzută?

Nu neapărat, iar decizia depinde de cauza utilizării scăzute. Dacă problema este lipsa de comunicare sau accesul complicat, o comunicare mai bună sau o platformă mai simplă rezolvă situația mai eficient decât eliminarea beneficiului. Un beneficiu se elimină doar după ce ai testat comunicarea, segmentarea și accesul, iar rata de utilizare rămâne constant scăzută.

Cât de des ar trebui reevaluat pachetul de beneficii al companiei?

O reevaluare anuală este un ritm rezonabil pentru majoritatea companiilor, corelată cu bugetul și cu perioada de negociere a contractelor cu furnizorii de beneficii. Companiile cu o creștere rapidă a numărului de angajați sau cu schimbări semnificative în structura echipei pot avea nevoie de o reevaluare la 6 luni.