Fișa postului: ce este și ce informații conține

Dacă ești un angajat la început de drum, este important să îți cunoști atât obligațiile, cât și drepturile, pentru a te asigura că-ți sunt respectate. De aceea, este important să citești cu atenție contractul individual de muncă înainte să îl semnezi, dar și fișa postului.

Descoperă în cele ce urmează ce este fișa postului, de ce este importantă, dar și alte detalii folositoare la început de carieră.

• Ce este fișa postului. Definiția fișei postului 
• Cui îi este adresată fișa postului
• De ce este importantă fișa postului pentru angajat
• Ce trebuie să cuprindă fișa postului
• Model fișa postului
• Cadru legislativ pentru fișa postului
• Întrebări frecvente despre fișe de post

Ce este fișa postului. Definiția fișei postului 

Fie că ești la începutul procesului de a-ți căuta un job, fie ai avut deja câteva interviuri, cu siguranță măcar o dată ai auzit de fișa postului. Ei bine, dacă îți dorești să afli mai multe detalii și să descoperi ce este fișa postului, îți oferim mai jos o explicație cât se poate de simplă.

Definiția fișei postului: document care detaliază responsabilitățile și sarcinile specifice fiecărei poziții din cadrul unei companii.

Cui îi este adresată fișa postului

Fișa postului este adresată în principal angajatului, însă este un instrument util și pentru managerii de resurse umane. Aceștia din urmă folosesc fișa postului în special pentru a determina nivelul de compensare adecvat pentru fiecare angajat și pentru a asigura conformitatea cu politicile și procedurile companiei. În ceea ce privește importanța fișei postului pentru angajat, aceasta are multiple avantaje pe care le explicăm în continuare.

De ce este importantă fișa postului pentru angajat

Fișa postului este un document important pentru fiecare angajat deoarece:

• Detaliază exact ce responsabilități și sarcini sunt asociate unui job. Aceste informații ajută angajatul să înțeleagă mai bine ceea ce are de făcut atunci când se angajează într-o anumită poziție.
• Ajută la identificarea oportunităților de dezvoltare. Fișa postului include cerințele de calificare pentru un anumit post. Aceste informații pot fi folosite de către angajat pentru a identifica unele lacune în competențele sale și pentru a găsi oportunități de dezvoltare personală și profesională.
• Stabilește așteptările clare în ceea ce privește performanța, cu ajutorul unor indicatori de performanță și al unor obiective. 
• Asigură o evaluare justă și obiectivă a performanței. Indicatorii de performanță și obiectivele sunt setate în conformitate cu responsabilitățile menționate în fișa postului. Acest lucru permite angajatorului să ofere o evaluare justă și obiectivă a performanței angajatului. 
• Ajută la stabilirea nivelului corect de compensare, care este stabilit în conformitate cu responsabilitățile trecute în fișa postului. 

Ce trebuie să cuprindă fișa postului

Fișa postului cuprinde informații importante referitoare la atribuțiile angajaților și nu numai. Iată ce conține fișa postului:

1. Titlul postului

Titlul postului sau denumirea poziției reflectă nivelul de responsabilitate al angajatului într-o companie. De aceea, în stabilirea titlului postului sunt luate în considerare aspecte precum: departamentul în care lucrează angajatul, abilitățile și experiența sa, dar și cultura organizațională a companiei.

2. Descrierea postului

Descrierea jobului include informații importante legate de specificațiile postului. Acestea constau în principalele responsabilități și sarcini ale angajatului. Deseori, sarcinile menționate în descrierea postului sunt trecute în fișa postului sub formă de bullet points. În acest mod, fișa postului este ușor de parcurs și de înțeles de către angajat.

3. Cerințele de calificare

Această secțiune din fișa postului cuprinde toate cerințele pe care angajatul trebuie să le îndeplinească pentru ocuparea unei poziții. Aici sunt incluse informații referitoare la nivelul de educație, experiența și abilitățile necesare pentru ocuparea poziției.

4. Obiectivele specifice

Acestea trebuie să fie legate de responsabilitățile și sarcinile specifice postului și să ajute la obținerea performanțelor așteptate. Pentru un angajat la început de drum, obiectivele trecute în fișa postului constau în principal în preluarea sarcinilor în timp util și în îndeplinirea sarcinilor într-un mod independent, de obicei, în primele 6-12 luni de la angajare.

5. Indicatorii de performanță

Indicatorii de performanță sunt măsurători stabilite pentru evaluarea performanței angajatului. Aceștia sunt menționați într-o secțiune separată în fișa postului și se bazează de obicei pe calitatea muncii, cantitatea muncii, timpul de finalizare a unor sarcini de serviciu, dar și pe abilitățile de comunicare.

👉 În funcție de nivelul de îndeplinire al indicatorilor de performanță, angajații pot să primească bonusuri, precum al 13-lea și al 14-lea salariu. Valoarea lor în bani poate să fie mai mică sau mai mare, în funcție de performanța angajatului sau cea obținută la nivel organizațional. Cu toate acestea, există și unele beneficii extrasalariale pe care angajații le primesc, indiferent de performanța lor. Unul dintre acestea este și cardul de tichete de masa. Valoarea maximă a unui tichet este de 40 de lei/ zi, începând cu 1 ianuarie 2024, însă aceasta se stabilește la nivelul fiecărei organizații. 

6. Raportarea și relațiile de lucru

Această secțiune din fișa postului include informații referitoare la superiorul direct al angajatului și la relațiile de lucru pe care acesta le are cu alte departamente sau colegi de echipă. Totodată, în cazul unor poziții de conducere, această secțiune cuprinde și informații referitoare la numărul persoanelor din echipa care va fi condusă de noul angajat.

7. Programul de lucru

Această secțiune din fișa postului include informații despre programul de lucru, indiferent că acesta este unul flexibil sau standard. În prezent, cele mai multe companii adoptă un program flexibil și un sistem hibrid, care permit angajatului să lucreze câteva zile de acasă și câteva zile la birou. Indiferent de situație, fișa postului trebuie să includă informații clare privind acest aspect.

👉 Flexibilitatea programului de lucru se numără printre principalele cerințe ale angajaților. Descoperă mai multe detalii despre acest subiect!

8. Politici și proceduri specifice ale companiei

Fișa postului include și informații despre politicile și procedurile companiei legate de postul respectiv. Iată câteva dintre cele mai populare exemple trecute în fișa postului: 

• politica de securitate a informațiilor; 
• politica de sănătate și siguranță la locul de muncă; 
• politica de diversitate și incluziune; 
• procedura de evaluare a performanței;
• procedura de gestionare a conflictelor.

Model fișa postului

Chiar dacă nu este în sarcina angajatului să întocmească fișa postului, poate fi util să vezi cum arată aceasta înainte de a te angaja. În acest mod, vei ști la ce să fii atent înainte să semnezi contractul individual de muncă.

Descoperă în cele ce urmează un model de fișă a postului, care îți demonstrează cum arată fișa postului completată. Acest exemplu de fișa postului include informații pentru un job de specialist marketing online, însă structura poate fi folosită și pentru fișa postului unui medic stomatolog, fișa postului de avocat, manager, fișa postului de recepționer medical, sau pentru a detalia ce face un magazioner.

Deși există mai multe modele de fișe de post, acesta este cel mai des întâlnit, deoarece cuprinde toate secțiunile menționate în acest articol. 

Cadru legislativ pentru fișa postului 

Deși nu se înregistrează la ITM odată cu înregistrarea contractului individual de muncă, fișa postului este obligatorie, conform Codului Muncii. Iată câteva articole din Codul Muncii, care fac referire directă la fişa postului:

• art. 17 alin. 2 lit. d) anterior încheierii sau modificării contractului individual de muncă, angajatorul are obligația de a informa persoana selectată în vederea angajării, cu privire la funcția/ocupația ce urmează a o deține, conform COR sau altor acte normative, precum și atribuțiile postului;
• art. 39 alin. 2 lit. a) salariatul are obligația de a îndeplini atribuțiile ce îi revin, conform fișei postului;
• art. 40 alin. 1 lit. b) angajatorul are dreptul să stabilească atribuțiile corespunzătoare pentru fiecare salariat (…);
• art. 40 alin. 1 lit. c) în completarea sarcinilor trasate prin fișa postului, angajatorul are dreptul sa dea dispoziții cu caracter obligatoriu sub rezerva legalității.

Întrebări frecvente despre fișe de post

Iată care sunt cele mai populare întrebări pe care angajații le adresează pentru a afla mai multe detalii despre fișa postului.

Cine întocmește fișa postului?

Dacă te-ai întrebat vreodată cine întocmește fișa postului, ei bine, află că fișa postului este elaborată de către departamentul de resurse umane al companiei sau de către managerul departamentului în care se află poziția respectivă. În orice caz, indiferent de situație, este important ca fișa postului să fie elaborată într-un mod obiectiv și corect, astfel încât să reflecte cu acuratețe responsabilitățile și cerințele postului, într-un mod clar și precis.

Ce se întâmplă dacă nu este respectată fișa postului?

Există situații în care fișa postului nu este respectată fie de angajat, fie de angajator. În ambele cazuri, există consecințe. 

De exemplu, dacă angajatul nu respectă fișa postului, acesta poate fi evaluat negativ în cadrul evaluărilor periodice ale performanței, poate fi sancționat disciplinar sau poate fi chiar demis din funcție.

În ceea ce privește angajatorul, dacă acesta nu respectă fișa postului, poate pierde încrederea și loialitatea angajaților și poate afecta negativ reputația sa pe piață.

👉 De obicei, angajatorul stabilește o perioadă de probă pentru a testa competențele angajatului și pentru a se convinge că acestea se potrivesc cu sarcinile menționate în fișa postului. La finalul acestei perioade, angajatorul, dar și angajatul au posibilitatea de a decide dacă doresc să prelungească pe o perioadă mai lungă contractul de muncă. Află tot ce trebuie să știi despre perioada de probă la job.

Când și cum se poate actualiza fișa postului?

Pentru a evita unele abuzuri în fișa postului sau nerespectarea atribuțiilor menționate în fișa postului, există posibilitatea de modificare a fișei postului. Iată care sunt cele mai întâlnite situații în care are loc modificarea fișei postului:

• atunci când se fac schimbări majore în ceea ce privește responsabilitățile și sarcinile postului;
• atunci când se adaugă sau se elimină cerințe de calificare sau experiență pentru postul respectiv;
• atunci când apar modificări în structura organizațională a companiei, care afectează responsabilitățile și sarcinile menționate inițial în fișa de post.

Concluzionând, fișa postului stabilește atribuțiile pe care trebuie să le îndeplinești în funcție de poziția pe care o ocupi în companie. În funcție de acestea, este setat sistemul de recompensare pe care îl primești pentru munca ta. În timp ce unele beneficii pot să difere în funcție de performanța ta, altele, cum ar fi și valoarea tichetelor de masă, rămân neschimbate, chiar și atunci când performanța ta se întâmplă să fie sub nivelul așteptărilor.

Sursă foto: shutterstock.com