Contractul de comodat auto pentru angajați: ce trebuie să știe firmele. Model contract de comodat auto

Mobilitatea stă la baza activităților de zi cu zi, iar tot mai multe companii caută soluții eficiente pentru a le asigura angajaților acces la mijloace de transport. Una dintre opțiunile avantajoase este contractul de comodat auto – un instrument juridic prin care firmele pot pune la dispoziția angajaților autoturisme pentru uz profesional (și uneori personal), fără a genera costuri salariale suplimentare.

Caracteristicile esențiale ale contractului de comodat auto:

• Gratuitate: nu se plătește chirie pentru folosirea mașinii, ceea ce face instrumentul atrăgător pentru angajator;
• Lipsa transferului de proprietate: autoturismul rămâne în patrimoniul angajatorului; angajatul obținând doar dreptul de folosință;
• Durată determinată: părțile stabilesc perioada pentru care vehiculul este împrumutat;  
• Formalitate redusă: contractul poate fi încheiat sub semnătură privată; autentificarea notarială este opțională și nu se înregistrează la autoritățile fiscale;
• Avantaje fiscale: comodatul nu generează un venit impozabil pentru angajat, atâta timp cât este respectată destinația stabilită în contract. Pentru a beneficia de avantajul fiscal, utilizarea profesională trebuie documentată (ex. foi de parcurs).

Ce este contractul de comodat auto?

Beneficiile contractului de comodat pentru companii și angajați

Obligațiile părților în contractul de comodat auto

Ce clauze ar trebui incluse în contract?

Model contract de comodat auto pentru persoane fizice

Durata și încetarea contractului de comodat auto

Avantaje și dezavantaje ale contractului de comodat auto

Diferența dintre contractul de comodat, leasing și rent-a-car

De ce este avantajos din punctul de vedere fiscal?

Alte beneficii pe care le poți acorda angajaților și tratamentul lor fiscal

Cum aplici aceste informații?

Ce este contractul de comodat auto?

În dreptul civil comodatul este definit ca un împrumut de folosință cu titlu gratuit. Proprietarul bunului, denumit comodant, conferă dreptul de utilizare al acelui bun unei alte persoane, comodatarul, cu obligația de a-l restitui în natură la finalul perioadei convenite. Aplicat în contextul auto, un contract de comodat permite angajatului să folosească mașina firmei pentru care lucrează pentru activități profesionale, fără a-i schimba proprietarul și fără a suporta alte costuri.

Contractul de comodat auto este o convenție prin care proprietarul unei mașini (de regulă compania) oferă gratuit dreptul de folosință al acesteia către o altă persoană, în cazul nostru un angajat. Este o soluție prin care utilizarea autovehiculului este reglementată legal, clar și transparent.

Beneficiile contractului de comodat pentru companii și angajați

• Eficiență fiscală: Mașina de serviciu oferită prin comodat nu este considerată avantaj salarial, deci nu atrage impozite și contribuții sociale;  
• Flexibilitate: Compania poate stabili clar condițiile de utilizare – doar pentru activități profesionale sau și pentru deplasări personale, cu limite bine definite;  
• Transparență juridică: Un contract scris protejează ambele părți și evită interpretările ulterioare;  
• Motivarea angajaților: Accesul la un autoturism de serviciu poate fi perceput ca un beneficiu atractiv, care sprijină loialitatea și performanța.

➡️ Descoperă și alte soluții inteligente Edenred pentru a-ți motiva echipa, a optimiza beneficiile și a construi un pachet de recompense echilibrat și eficient. 👉 Citește ghidul complet Edenred despre beneficii extrasalariale.

Obligațiile părților în contractul de comodat auto

Pentru a funcționa corect contractul de comodat trebuie să stabilească în detaliu obligațiile fiecărei părți:

• Angajatorul (comodantul) are responsabilitatea de a preda autoturismul într-o stare corespunzătoare și, de regulă, de a suporta cheltuielile legate de asigurare și întreținere;  
• Angajatul (comodatarul) se obligă să utilizeze mașina conform destinației stabilite, să o întrețină corespunzător și să o returneze la încetarea contractului.

Ce clauze ar trebui incluse în contract?

Pentru a evita situații ambigue, este recomandat ca documentul să prevadă:

• scopul utilizării autoturismului (profesional sau mixt: profesional + personal);  
• cine suportă costurile de întreținere, reparații, RCA, CASCO, combustibil;  
• procedura de returnare a mașinii la finalul contractului;  
• condițiile de răspundere în cazul daunelor.

Astfel, compania se asigură că beneficiul este acordat legal și transparent, iar angajatul știe exact care sunt limitele și responsabilitățile sale.

Model contract de comodat auto pentru persoane fizice

1. Obiectul contractului: Comodantul (firma) oferă cu titlu gratuit spre folosință comodatarului (angajatul) autoturismul marca ___, număr de înmatriculare ___.  
2. Durata contractului: Contractul se încheie pe o perioadă determinată de ___ luni, cu posibilitatea de prelungire prin acordul părților.  
3. Destinația utilizării: Autoturismul va fi folosit exclusiv pentru deplasări în interes profesional. Orice utilizare în scop personal se face doar cu acordul prealabil al comodantului.  
4. Obligațiile comodantului: a) să asigure autoturismul cu RCA și CASCO valabile; b) să suporte cheltuielile de întreținere și reparații majore; c) să predea autoturismul în stare de funcționare.  
5. Obligațiile comodatarului: a) să utilizeze autoturismul cu bună-credință și conform destinației stabilite; b) să suporte cheltuielile cu combustibilul; c) să întrețină mașina corespunzător și să o returneze în bună stare la încetarea contractului.  
6. Încetarea contractului: Contractul încetează la termenul stabilit sau prin denunțarea unilaterală de către una dintre părți, cu notificare prealabilă de ___ zile.

Durata și încetarea contractului de comodat auto

Atunci când angajatorul este comodant (proprietarul mașinii) și angajatul este comodatar (utilizatorul), este important ca durata și modalitatea de încetare a contractului să fie reglementate clar.

Durata contractului:

Poate fi determinată (de exemplu, 12 luni) sau nedeterminată. În practică, multe firme aleg o durată determinată, cu posibilitate de prelungire prin acord scris, pentru a menține controlul asupra utilizării autoturismului.

Încetarea contractului:

Poate interveni într-una dintre următoarele situații:

1. La expirarea perioadei stabilite;
2. Prin acordul părților, oricând;
3. Prin denunțare unilaterală, cu notificare prealabilă (ex. 15 sau 30 de zile, conform contractului);
4. De drept, dacă angajatul nu mai are calitatea de salariat (ex: atunci când intervine încetarea raportului de muncă);
5. În cazul în care comodatarul nu respectă obligațiile asumate (folosință abuzivă, deteriorare, utilizare în scop personal fără permisiune).

📌 Recomandare: contractul de comodat auto ar trebui să prevadă expres clauze privind returnarea autoturismului, termenul-limită și starea în care trebuie predat, pentru a evita eventuale litigii.

Avantaje și dezavantaje ale contractului de comodat auto

Atunci când angajatorul este comodant și angajatul este comodatar, contractul de comodat auto aduce beneficii importante, dar și anumite limitări ce trebuie luate în calcul.

Avantaje

Dezavantaje

Beneficii fiscale – folosirea mașinii nu este considerată avantaj salarial impozabil, dacă este utilizată strict în scop profesional Costuri reduse pentru angajat – acesta beneficiază de un autoturism fără să plătească chirie sau rată Motivare și retenție – accesul la o mașină de serviciu este un stimulent apreciat de angajați Claritate juridică – contractul reglementează drepturile și obligațiile, reducând riscul unor interpretări Flexibilitate – angajatorul decide durata, condițiile și limitele de utilizare

Limitări de utilizare personală – în lipsa unor clauze clare, folosirea în scop personal poate genera discuții sau chiar tratament fiscal nefavorabil Risc pentru angajator – compania suportă costurile cu întreținerea, asigurările și eventualele reparații majore Răspunderea comodatarului – dacă angajatul deteriorează mașina din neglijență, pot apărea conflicte privind repararea sau imputarea costurilor Încetarea contractului – la încetarea raportului de muncă, autoturismul trebuie returnat imediat, ceea ce poate fi perceput ca un inconvenient pentru angajat Necesitatea monitorizării – compania trebuie să urmărească modul de utilizare (foi de parcurs, rapoarte), pentru a preveni eventuale probleme fiscale.

📌 Contractul de comodat auto este o soluție avantajoasă dacă este bine redactat și administrat, dar necesită atenție la detalii și la modul de aplicare.

Diferența dintre contractul de comodat, leasing și rent-a-car

Ce opțiune este mai avantajoasă pentru a oferi angajaților acces la un autoturism?

Tip Contract	Caracteristici Principale	Avantaje	Considerații
Comodat auto	• Folosința mașinii este gratuită • Nu generează beneficii salariale impozabile dacă este utilizată conform destinației	Soluție avantajoasă când compania deține deja autoturisme	Ideal pentru firme care vor să pună la dispoziția angajaților mașinile existente
Leasing auto	• Firma plătește o rată lunară pentru utilizarea mașinii • La finalul contractului poate exista opțiunea de cumpărare	Oferă posibilitatea de a utiliza mașini noi, fără a bloca capital	Implică costuri financiare suplimentare
Rent-a-car / închiriere auto	• Folosirea autoturismului se face în baza unei chirii • Pe termen scurt sau mediu	Opțiune flexibilă	Mai costisitoare pe termen lung, nu este optimă pentru mașini de serviciu permanente

📌 Dacă firma deține deja autoturisme, contractul de comodat este soluția cea mai simplă și fiscal avantajoasă. Dacă însă dorește mașini noi sau un parc auto extins, leasingul devine o alternativă mai potrivită.

De ce este avantajos din punctul de vedere fiscal?

Contractul de comodat auto este atrăgător pentru firme deoarece nu este încadrat ca beneficiu salarial. Atâta timp cât se demonstrează că mașina este folosită pentru activitatea profesională a angajatului, nu există obligația de a plăti taxe suplimentare pentru acest avantaj.

În cazul în care autoturismul este folosit și în interes personal, se recomandă ca acest aspect să fie clar menționat în contract pentru a evita eventuale controverse fiscale.

Alte beneficii pe care le poți acorda angajaților și tratamentul lor fiscal

Avantaje de natură impozabilă vs. neimpozabilă (pentru angajați)

Tip beneficiu	Poate fi neimpozabil dacă...	Devine impozabil când...
Salariu, prime în bani, bonusuri cash	–	Întotdeauna (avantaj salarial)
Diurnă delegare/detașare	Se încadrează în plafoanele legale și este documentată (foi de parcurs, ordine de deplasare)	Depășește plafoanele/nu e documentată conform legii
Transport casă–locul de muncă (navetă)	Suportat de angajator conform politicii interne dacă este documentat (abonament, decont); în anumite condiții poate fi inclus în plafonul beneficiilor neimpozabile	Deconturi fără legătură cu locul de muncă/ fără documente sau peste limite
Abonamente transport public decontate	De regulă neimpozabile când sunt legate de navetă și documentate	Deconturi informale / nu au legătură cu serviciul
Folosință autoturism de serviciu	Utilizarea este strict profesională și documentată (ex. foi de parcurs); comodatul prevede clar destinația	Există folosință personală (totală sau parțială) neatribuită/nescizionată – partea personală este avantaj impozabil
Combustibil decontat	Pentru activități de serviciu (mașini de serviciu) cu documente	Pentru deplasări personale sau fără justificare de serviciu
Telefon/Laptop/IT acordate pentru muncă	Necesare muncii și folosite cu preponderență profesional	Folosința evident personală/transferul dreptului de proprietate către angajat
Echipamente de protecție/Uniformă	Obligatorii pentru muncă	Articole cu utilizare predominant personală, în afara cerințelor postului
Mese la cantină/hrană acordată în timpul programului	În condițiile prevăzute de lege/politici interne (ex. cantină, catering instituțional)	Mese personale, fără legătură cu serviciul
Tichete de masă	Tratament specific stabilit prin legea voucherelor; urmează regimul din Codul fiscal/legile speciale în vigoare; plafon actual: 40,18 lei/zi lucrătoare	Când nu respectă condițiile legale (depășesc plafoane, acordare neeligibilă)
Tichete cadou	Neimpozabile în condiții/ocazii limitate (ex. pentru copii minori, sărbători) și în limita plafonului de 300 lei/ocazie	În afara ocaziilor și plafoanelor permise; acordate ca substitut de salariu
Tichete culturale	Neimpozabile în anumite plafoane și destinații conform legii	Peste plafoane sau utilizate în scopuri neeligibile
Vouchere de vacanță	Tratament specific prin lege specială; de regulă neimpozabile în condițiile și limitele stabilite	Acordate în afara cadrului/plafoanelor legale
Abonamente medicale/Asigurări voluntare de sănătate	Neimpozabile în limita plafoanelor de 400 euro/an și 33% din salariul lunar de bază al angajatului; parte din pachetul de beneficii cu tratament preferențial	Peste plafon – diferența este impozabilă
Pensii facultative (Pilon III) / ocupaționale	Contribuțiile angajatorului pot fi neimpozabile în limita a 400 EUR/an fiscal	Peste plafon – suma excedentară este impozabilă
Indemnizație de telemuncă	–	A devenit impozabilă începând cu 01 ian 2024; cuantum: 400 lei/lună
Educație și formare profesională	Cursuri strict necesare muncii/obligatorii pentru post	Cursuri care nu au legătură cu activitatea (hobby, dezvoltare personală fără relevanță)
Cheltuieli cu educația timpurie (creșă/grădiniță)	Facilitate disponibilă în limita a 1.500 lei/copil și a 33% din salariul lunar de bază al angajatului	Când facilitatea nu se aplică sau condițiile/plafoanele sunt depășite
Locuință de serviciu/Chirie decontată	Poate fi neimpozabilă în anumite condiții (mutare/relocare, plafoane, uz temporar)	Locuire personală pe termen lung fără îndeplinirea condițiilor/plafoanelor
Asigurări non-medicale (ex. viață, călătorie)	Pot fi incluse în pachete cu tratament preferențial dacă legea prevede; altfel cost de business	Când sunt avantaje directe pentru salariat în afara condițiilor speciale
Abonamente sport & wellness	Pot fi neimpozabile în anumite plafoane dacă încadrate în lista de beneficii cu tratament preferențial	Peste plafoane sau acordate general ca avantaj personal
Ajutoare sociale (naștere, deces, boli grave, calamități)	Uzual neimpozabile dacă încadrate în categoriile și limitele legale	Acordate în afara situațiilor prevăzute/plafoanelor
Evenimente interne (teambuilding, conferințe)	Cheltuială de business; nu generează avantaj individual dacă scopul este profesional	Când beneficiul este personal/individualizabil ca avantaj
Discounturi la produse/servicii ale angajatorului	Neimpozabile dacă sunt comerciale, nediscriminatorii, pentru toți angajații/clienții	Când sunt personalizate ca avantaj pentru persoane/ grupuri și substituie salariul
Acordarea gratuită a bunurilor (transfer proprietate)	–	De regulă impozabil (avantaj în natură)
Stock options/planuri de acțiuni	Pot beneficia de regim preferențial dacă îndeplinesc condițiile legale (perioadă de vesting, structură, raportare)	Când condițiile nu sunt îndeplinite – tratate ca avantaj impozabil la acordare/exercitare
Decont cheltuieli personale (chirii, utilități, vacanțe)	–	Întotdeauna impozabil, cu excepția cazurilor expres prevăzute de lege
Indemnizații/prime ocazionale (Paște/Crăciun)	Pot fi neimpozabile când sunt tichete cadou în ocazii permise și în plafon	Când sunt în bani sau depășesc / nu respectă condiții

❗Plafoanele concrete (valoare lunară/anuală), condițiile de eligibilitate și articolele exacte din Codul fiscal pot suferi modificări. Pentru încadrări corecte consultă periodic: Legea nr. 227/2015 (Codul fiscal) – în special capitolele privind impozitul pe venit din salarii și avantaje, normele metodologice, precum și Codul de procedură fiscală pentru obligații de reținere/declarare!

Știm că administrarea corectă a beneficiilor pentru angajați ridică multe întrebări, mai ales când vrei să optimizezi costurile și să respecți toate cerințele fiscale. Descarcă gratuit Ghidul financiar pentru antreprenori și află soluții practice pentru o gestiune eficientă a resurselor companiei tale.

Cum aplici aceste informații?

Dacă firma ta deține deja autoturisme, poți folosi contractul de comodat auto pentru a le pune la dispoziția angajaților, fără a crea un beneficiu salarial impozabil. Iată câțiva pași practici:

Pentru început

Dacă firma ta are deja autoturisme disponibile, primul pas este să decizi care angajați au nevoie efectiv de ele pentru activitatea profesională. În această etapă:

• identifică rolurile unde mobilitatea este esențială (ex. vânzări, logistică, management de proiecte) și stabilește care angajați au nevoie de autoturisme pentru activitatea profesională;
• redactează un contract de comodat auto adaptat, cu ajutorul departamentului juridic sau al unui consultant;
• stabilește clar dacă utilizarea este exclusiv profesională sau mixtă (profesional + personal).

Pe termen lung

Beneficiile contractului de comodat auto se mențin dacă există reguli clare și monitorizare:

• introdu reguli interne privind folosirea mașinii (alimentare, service, asigurări);
• păstrează transparența prin registre de utilizare, rapoarte de kilometraj sau foi de parcurs;
• revizuiește periodic contractele și adaptează clauzele la nevoile companiei și la legislația în vigoare.

Checklist rapid

• Ai stabilit cine are nevoie de mașină pentru activitatea profesională?
• Contractul conține clauze clare despre utilizare, costuri și returnare?
• Ai comunicat angajatului regulile interne de utilizare?
• Ai implementat un sistem de monitorizare și raportare?

Astfel, compania se asigură că beneficiază de avantajele fiscale ale comodatuluii, iar angajații folosesc corect și responsabil mașinile puse la dispoziție.

❗Gândește strategic: alege un angajator care îți oferă mai mult decât un salariu!

Un pachet de beneficii moderne, precum cardurile de masă Edenred, poate face diferența. Cu Edenred ai:

• O rețea extinsă de comercianți și food delivery;
• Plăți cu telefonul prin Google Pay, Apple Pay și Edenred Pay;
• Platforma unică Benefit pentru alegerea avantajelor preferate.

 

Întrebări frecvente despre contractul de comodat auto

1. Contractul de comodat auto este același lucru cu leasingul?

Nu. Leasingul implică o rată lunară și, uneori, opțiunea de a cumpăra mașina la final. Contractul de comodat presupune folosirea gratuită a unui autoturism deja deținut de companie.

2. Angajatul plătește impozite pentru mașina primită prin comodat?

Nu, atâta timp cât autoturismul este folosit conform destinației stabilite în contract și se poate demonstra că nu reprezintă un avantaj salarial.

3. Cine suportă cheltuielile de întreținere și asigurare?

De regulă, compania (comodantul) acoperă RCA, CASCO și reparațiile majore. Totuși, aceste detalii trebuie precizate clar în contract pentru a evita discuțiile.

4. Poate angajatul să folosească autoturismul și în scop personal?

Da, dar doar dacă acest lucru este menționat explicit în contract. Altfel, utilizarea trebuie să fie strict profesională.

5. Ce se întâmplă dacă angajatul deteriorează mașina?

Clauzele contractului pot stabili răspunderea angajatului pentru daune. În general, reparațiile majore rămân în sarcina companiei, iar daunele rezultate din neglijența angajatului pot fi imputate acestuia.

6. Contractul de comodat trebuie înregistrat undeva?

Nu este obligatoriu să fie înregistrat la o autoritate, dar este esențial să fie întocmit în scris și semnat de ambele părți, pentru a avea valoare juridică.

Surse de documentare:

Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, accesata la 31.08.2025.

 

Sursă foto: Freepik