Cum să delegi sarcini în mod eficient

Te îngrozește faptul că echipa ta ar putea greși și nu ai control tot timpul? Crezi că mai bine faci tu unele sarcini decât să pierzi vremea explicând? Este normal să ai astfel de gânduri, dar este esențial să înveți cum să le depășești și cum să delegi eficient. 

Cum ar fi să iei în calcul să ai încredere în oamenii de lângă tine și să vezi ce transformări pozitive aduce asta în organizație? 

Dacă ești lider și îți pasă de compania ta, este important să înțelegi că deciziile pot fi luate în echipă. În acest fel, poți trece de la a fi un conducător autoritar la a deveni un susținător de încredere pentru ceilalți.

Sursa: unsplash

Hai să începem cu o înțelegere mai profundă a termenilor și să identificăm de ce ne este greu să delegăm sarcini:

• Controlul excesiv: Se manifestă atunci când simți că e necesar să verifici fiecare aspect al activității pentru a te asigura că e totul perfect. 

• Lipsa de încredere: Apare atunci când nu ai încredere în abilitățile sau înțelepciunea membrilor echipei și îți este teamă că aceștia vor eșua înainte să înceapă.

• Perfecționismul: Se camuflează în așteptări nerealiste care nu pot fi îndeplinite de nimeni, indiferent câte eforturi ar depune.

• Teama de eșec: Există uneori teama că, dacă delegi sarcini, acestea nu vor fi îndeplinite în mod corespunzător și vor duce la eșecuri sau repercusiuni asupra ta.

• Lipsa de timp pentru instruire: Uneori consideri că este mai rapid și mai eficient să faci singur o sarcină decât să investești timp în instruire și delegare.

• Teama de înlocuire: Pornind de la temerea că împărtășirea cunoștințelor și expertizei acumulate o să le ofere celorlalți contextul ideal pentru a te depăși sau chiar înlocui.

Din fericire, toate aceste temeri se pot „vindeca”. Primul pas este să faci diferența între micromanagement și împuternicirea reală a oamenilor din echipă, iar mai apoi să înțelegi care sunt beneficiile delegării. 

Micromanagement vs. împuternicirea echipei

Micromanagementul este practica de a controla fiecare aspect al unei activități, caracterizată de autoritate excesivă și atenție la detalii. Un micromanager observă și controlează tot ceea ce face un angajat, de multe ori din lipsă de încredere sau din sentimentul că „ei știu cel mai bine". Această abordare este opusă împuternicirii și autonomiei.

Lipsa de încredere a managerilor poate proveni din experiențe negative anterioare sau din sentimentul că angajatul nu este capabil să lucreze singur pentru a obține rezultatul dorit. 

Micromanagerii își doresc să aibă control complet asupra fiecărui aspect al unui proiect, sarcină sau echipei și pot prezenta trăsături precum lipsa de încredere, obsesia pentru detalii, incapacitatea de a delega, lipsa de comunicare, perfecționismul, lipsa de autonomie și monitorizarea constantă a progresului angajaților. Acest stil de management duce la stres, demoralizare și epuizarea angajaților, având consecințe serioase și afectând organizația pe termen lung.

Împuternicirea înseamnă să încurajezi angajații să-și asume responsabilitatea pentru sarcinile lor. Aceasta implică autorizarea lor să ia decizii legate de modul în care își îndeplinesc atribuțiile. Prin împuternicire, angajații își pot descoperi adevăratul potențial, bazându-se pe încredere și recunoașterea abilităților și competențelor lor pentru a finaliza munca conform așteptărilor.

Când angajații au puterea de a lua decizii privind munca lor, pot gestiona mai eficient problemele care apar. Ei pot trece rapid de la o sarcină la alta, fără a aștepta instrucțiuni sau aprobări de la manageri. De asemenea, devin mai încrezători în abilitățile lor, ceea ce îmbunătățește moralul și satisfacția la locul de muncă. Această abordare se bazează pe încredere, autonomie, sprijin, responsabilitate, comunicare, colaborare și creștere profesională, contribuind atât la dezvoltarea organizației, cât și la evoluția individuală.

Așadar, micromanagementul distruge încrederea, în timp ce împuternicirea cultivă o cultură organizațională bazată pe încredere și stimulează inițiativa. Deși micromanagementul poate fi necesar pe termen scurt, împuternicirea are un impact pozitiv asupra motivației și performanței angajaților. 

În timp ce micromanagementul poate fi util pentru gestionarea sarcinilor critice, împuternicirea permite angajaților să optimizeze procesele și să inoveze. De asemenea, micromanagementul poate suprima inovația, pe când independența angajaților stimulează creativitatea și colaborarea, generând produse mai inovatoare. 

În ceea ce privește profitul, micromanagementul poate fi costisitor și afectează negativ angajații și profitabilitatea companiei, în timp ce împuternicirea încurajează angajamentul și duce la creșterea profitului pe termen lung.

Ce poți face pentru a deveni un manager eficient?

Iată 9 sfaturi care te vor ajuta să delegi din responsabilități și să oferi încredere echipei:

1. Definește clar ce vrei să delegi, alegând sarcinile potrivite pentru asta;
2. Joacă-te cu punctele forte și obiectivele angajaților pentru a le atribui sarcini adecvate;
3. Stabilește clar obiectivul proiectului delegat și termenele limită;
4. Oferă resurse și autoritate adecvată pentru a finaliza proiectul;
5. Stabilește un canal de comunicare clar pentru întrebări și actualizări de progres;
6. Permite eșecul și încurajează inovația în abordarea sarcinilor;
7. Rămâi răbdător cu angajații care învață sarcini noi;
8. Oferă feedback regulat și constructiv privind sarcinile delegate;
9. Recunoaște eforturile și rezultatele angajaților pentru a încuraja implicarea și colaborarea.

Delegarea sarcinilor crește performanța echipei

Studiile confirmă ceea ce intuiam deja - antreprenorii care deleagă eficient sarcini către membrii echipei lor au afaceri mai de succes. Un studiu realizat de Gallup arată că directorii executivi  care se pricep să își responsabilizeze echipa au înregistrat creșteri mai mari față cei care nu fac asta. Aceștia au câștigat și mai mulți bani și au creat mai multe locuri de muncă.

Pentru a putea consolida încrederea în interiorul echipei, e nevoie de ghidare prin puterea exemplului și de mai mult de câteva simple cuvinte de motivare pentru angajați. Începe prin a recunoaște faptul că membrii echipei se află în diferite stadii ale carierei și au curbe de învățare diferite. Pe lângă această recunoaștere, ar trebui să îi ajuți în mod constant să își atingă obiectivele, reamintindu-le care este scopul comun și oferindu-le instrumentele de care au nevoie pentru a putea progresa. 

Sursa: fiveechelon

Concluzia? Delegarea sarcinilor este esențială pentru creșterea eficienței și a performanței într-o organizație. Prin delegare, câștigi timp prețios pentru activități strategice, poți valorifica punctele forte ale angajaților și poți încuraja dezvoltarea lor profesională. 

De asemenea, delegarea contribuie la creșterea implicării și autonomiei membrilor echipei, îmbunătățește moralul și stimulează colaborarea. În plus, delegarea poate duce la o creștere semnificativă a veniturilor și a productivității, permițând organizației să prospere și să se dezvolte într-un mod sustenabil. 

O ultimă provocare: renunță la micromanagement și să îmbrățișează o cultură a colaborării în care fiecare angajat simte că are un rol important și că aduce valoare în organizație.