Ca să nu ne ascundem după deget, știm că partea juridică în cadrul unei afaceri este lăsată pe ultimul loc (cu ironia de rigoare).
Motivele pentru asta sunt destul de diverse și ușor de înțeles: fie că nu ai un buget disponibil pentru partea de consultanță juridică, fie că nu consideri că este atât de importantă în societatea în care trăim și că nu are un impact puternic sau că pur și simplu decizi să aloci în altă parte bugetele acestea.
De o singură chestie sunt însă sigură: dacă ți-ar explica cineva cât de importantă este partea juridică în cadrul afacerii tale cel mai probabil la anul vei acorda o mai mare atenție acestei laturi. Dar până să iei tu această decizie, hai să trecem un pic prin revistă cele mai importante aspecte pe care le poți face tu singur în cadrul companiei la final de an ca să te asiguri că în 2023 lucrurile nu te iau prin surprindere.
1. Verifică sediul social & durata administratorilor
De cele mai multe ori, în momentul în care ne-am înființat firma, am pus o anumită durată la sediul social sau la administratori. Indiferent că vorbim de un 1 an, 2 ani, 4 ani sau 10 ani la un moment dat acest timp ajunge la final.
Nu ne-ar interesa foarte mult faptul că acest termen se apropie și eventual se depășește, însă ar trebui să știi că, din punct de vedere al operațiunilor la registrul comerțului, dacă nu prelungești mandatul administratorilor sau sediul social riști să ajungi cu firma în inactivitate.
Iarăși poate că nu-ți dai seama de gravitatea acestui fapt că na, te gândești, vorba aceea, că ”dacă firma intră în inactivitate, aia e, se face la loc activă”. Din păcate lucrurile nu stau chiar așa pentru că inactivitatea firmei atrage după sine și alte belele cum ar fi anularea codului de TVA. Sau faptul că nu prea poți factura în momentul în care ești inactivă. Ceea ce corelativ, înseamnă că nici nu prea poți încasa banii respectivi.
Sfatul meu este să nu aștepți după o hârtie de la ANAF, în care te anunță că ai 30 de zile să îți prelungești sediul social sau mandatul de administrator, ci să fii pro activ și să vezi într-adevăr care este durata respectivă.
Dacă nu mai știi exact cum stau lucrurile, poți scoate un certificat constatator online de la Registrul Comerțului de aici (secțiunea Infocert) și te costă doar 45 de lei. Sau să ceri informații despre firma ta, pentru doar 20 de lei.
2. Verifică starea firmei tale pe diverse site-uri
Să spunem că nu ai nicio problemă cu firma, dar vorba aceea, întotdeauna este mai bine să previi decât să tratezi.
Chiar dacă nu te-ai trezit cu vreo hârtie de pe la autorități, cum că ceva ar fi în neregulă, recomandarea mea este ca la cel mult 3 luni de zile să faci o verificare pe site-urile oficiale ale autorităților, ca să vezi că totul e ok și că nu te ia nimic prin surprindere.
Aici poți verifica dacă ai sau nu firma inactivă și aici cum stă cu codul de TVA.
Hint: poți căuta și pentru partenerii tăi de afaceri.
3. Ia contractele la puricat
Managementul cel mai dificil în cadrul unei companii în ceea ce privește partea de documente reprezintă un due dilligence constant în ceea ce privește contractele.
Recomand tuturor să își răpească 2 săptămâni la final de an și să facă un tabel (pe care apoi doar să-l actualizeze), unde să pună următoarele informații:
· data semnării contractului
· părțile contractului
· durata contractului
· prețul
· plata & termenele de plată
· alte aspecte importante
Un asemenea tabel te va scuti de foarte multe probleme, mai ales în cazul contractelor care se reînnoiesc automat și de care vrei să scapi. Așa cum te frustrezi în momentul în care ți-ai introdus cardul de credit pe un anumit site și apoi te trezești că vei fi facturat automat pentru încă un an de zile, pentru că nu ai anulat la timp abonamentul respectiv, tot așa se poate întâmpla și cu contractele.
Din păcate, multe persoane trec cu vederea acest aspect.
În măsura în care vrei să prelungești un anumit contract sau dimpotrivă, vrei să ieși dintr-un anumit contract, este foarte important să știi exact care este durata contractului, precum și mecanismul prin care acesta se poate prelungi sau înceta.
La fel și plata care se face în temeiul contractului, pentru că de foarte multe ori rămânem la final de an cu facturi neîncasate și ne trezim că cine știe de unde sunt. Iarăși, dacă ai de gând să negociezi acel contract în perioada următoare, este bine să ai o vedere de ansamblu, inclusiv asupra termenelor de plată, lucru care te va ajuta în anul următor să iei o mai bună decizie în ceea ce privește cash flow-ul companiei.
Bineînțeles, în momentul în care vei trece prin contractele pe care le ai deja semnate, este foarte posibil să identifici și alte probleme și aspecte la care ar fi trebuit să fii mult mai atent în momentul în care le-ai semnat. Dar tocmai de aceea este bună o asemenea perioadă că apuci să revizuiești și, bineînțeles, să nu mai repeți aceeași greșeală în perioada imediat următoare.
Toate aspectele contractuale te vor ajuta să iei decizii mai bune în ceea ce privește organigrama companiei, modul în care alegi să lucrezi cu alte persoane, gradul de îndatorare pe care ți-l permiți, precum și riscul maxim pe care îl poți suporta.
În următoarele articole, vom aborda problema colaboratorilor și a angajaților, respectiv aspectele cele mai importante la care să fii atent în momentul în care decizi să-ți extinzi activitatea.
Abonează-te